原行政書士事務所
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内容証明郵便とは…

 内容証明郵便とは、①どんな内容の手紙を、②いつ、だれが、だれに、出したかという事を郵便局が証明してくれるものです。
 通常は、さらに配達証明をつける事によって、③相手にいつ配達されたのかを証明します。
 相手に配達証明つき内容証明が配達されると、「上記郵便物は○○年□月○日に配達されたのこれを証明します。」というハガキ(郵便物配達証明書)が、 内容証明郵便の差出人に届きます。
 内容証明郵便が受取拒否や不在によって郵便局に持ち帰られて、1週間たっても郵便局に取りに来ない場合は、内容証明郵便にその旨の附箋がついて差出人に戻ってきます。
内容証明郵便の効果
 たとえば、だれかにお金を貸しているという場合、返済期限を過ぎても返済がないまま何年も放置していると、民法で規定されている消滅時効にかかり 返済してもらえなくなることがあります。
 相手方に「お金を返せ」と請求することで、このような時効を中断させる事ができます。しかし内容証明で請求しなければ時効中断の効力がないというわけではありません。
 普通の葉書でも、口頭でも効果は同じです。
 ただ、口頭での請求や内容証明でない郵便物での請求では、 後に裁判になったときに相手方が「請求されたことはない」「そんな手紙は受け取ったことがない」等と 争った場合に、請求した事実を証明することが困難です。
 内容証明ではこのような事実の証明が容易です。まさに内容証明は、 その文書を出した事実について「証拠を残す」ことにその役割があるといえます。
 また、相手方がお金を借りた事実はない、とか、 すでに返済していると主張している場合には何も回答してこないかもしれませんし、 回答しなかったからといって、それによって、不利益な法的効果が生じるわけではありません。
 内容証明郵便そのものは、差出人の意思表示を相手に伝える「手紙」に過ぎず、「形式的な効果」は生じても「法律的な強制力」は存在しません。
 ところが法律的な強制力が生じない代わりに、それ以上に大きな「精神的な強制力」が期待できるのが内容証明最大のメリットです。
 つまり、受取人の側に心理的プレッシャーを与え、自分は本気であるということを分からせることで   「次には裁判を起こされるのではないか」というような心理的圧迫感を生じさせます。
 内容証明を送っただけで自主的に支払いをしてきたり、何らかの回答を返してくるケースが多く見受けられます。
 それに加えて、内容証明郵便に、法律家の名前と職印があれば、後ろに法律家がいることがわかり、そのプレッシャーはさらに大きなものになります。
また、専門家ならではの、ピリ辛い文章も、相手に心理的なプレッシャーを与えます。
つまり、内容証明の効用は、事実上この点での効果がいちばん大きいといえます。

内容証明の効果として
①送った手紙の内容、差出人、受取人、日付を公的に証明する
②次のステップを示すことによってプレッシャーを与え、自発的な解決が期待できる
内容証明郵便の書き方
用紙は? 特に制限はありません。
一般的には、市販されている赤いマス目の「内容証明書用紙」に書かなければならないような誤解もあるようですが、実は、どんな用紙に書いてもよいのです。便せん、原稿用紙、白い紙、メモ用紙でもかまいません。大きさも自由です。
書き方は? ワープロ打ち、手書き、どちらでも作成可能です。
但し、書面1枚に書くことのできる文字数には制限があります。
複数枚にわたって書くことは可能ですが、その分郵便代がかかることになりますので、できるだけ簡潔な文面を心がけましょう。
 縦書きの場合・・・ 1行20字以内、1枚26行以内
 横書きの場合・・・ 1行13字以内、1枚40行以内、または 1行26字以内、1枚20行以内
同じものを3通作成し、それぞれ相手方に送る用、郵便局保管用、自分控え用とします。1通書いてコピーをするか、パソコンで作成し3部プリントしてもかまいません。
使用できる文字は?  ひらがな、カタカナ、漢字、数字です。英字は、固有名刺(会社名や商品名など)にだけ使えます。
『 、  。  (  )  「  」  』のような句読点や括弧はそれぞれ1字として扱います。
㎡やkgなどの記号も使用できますが、これらはいずれも2字として扱います。
タイトルは? 「貸金請求書」「家賃支払催告書」「請求書」「通知書」「催告書」などのタイトルが一般的です。
また、タイトルをつけないで、普通の手紙のように、「拝啓 秋冷の候益々ご清栄のこととおび申し上げます。さて、私は貴殿に・・・・・」と書き始めても、いっこうにかまいません。
あるいは、もっとストレートに「前略 私は貴殿に対して・・・・・」でもよいのです。
タイトルをつける、つけないは、差出人の好みの問題です。タイトルは、内容に合ってさえいれば、どんなものでもかまいません。  タイトルを何にしたらよいかわからないときは、「通知書」が無難です。
内容証明に対する返事のときは「回答書」がよいでしょう。   
封筒は? 本文は3通作りますが、封筒は相手方に送る1通分必要になります。
封筒は文具店やコンビニで売っている普通の封筒でかまいません。
普通の手紙と同じように、表に受取人の住所・氏名、裏に差出人の住所・氏名を書きますが、これは本文に書いた住所・氏名と一致していなければならないので注意してください。
封をせずに郵便局に持って行きます。   
中に入れるものは? 内容証明文以外の資料等は同封できません。
主張したい事を本文に簡潔に盛り込むのがポイントです。   
内容証明本文
 内容証明郵便の具体的な文面は、自分の思うことを書けばいいのですが、自分の弱みは書かないことです。
 内容証明郵便は、自分の不利な事も、証拠になってしまうので、要注意です。とくに、名誉毀損や、恐喝、脅迫にならないように、注意してください。
 
ソフトかつ法的ポイントを押さえた文面で自分の権利を主張し、義務を履行しないと裁判や告訴をするなどと通知して心理的圧力を与えるように書くようにしましょう。
また、もし内容証明郵便を無視すると『本当に裁判や告訴をしてきそうだからマズイ』とまで思わせることも重要です。

 書面の最後に、年月日、差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名を書きます。横書きの場合は手紙の最後ではなく冒頭に書く場合もあります。
 住所の表示は「○丁目○番○号」という住居表示にするのが正式ですが、ハイフンで略表記することもできます。
 差出人の氏名の後には押印しましょう。この印鑑は実印であることは要せず、認印でかまいません。
  書面1枚に書ききれず複数枚になったときは、ホッチキスか糊で綴り、そのつなぎ目に差出人の印を割印します。  
 内容証明例2  
訂正するには…
 訂正する場合は、間違えたところに二本線を引き、正しい文字を書き加え、その箇所の欄外に「何字削除、何字加入」、と書いて印鑑を押します。
 この印鑑は、差出人(自分)の氏名の下に押した印鑑と、同じ印鑑を押してください。
 しかしながら、内容証明郵便は最低3部作成しますので、1箇所訂正するだけでも大変な手間がかかります。
 もし間違いが見つかった場合は、再度プリントアウトするのが通常です。実際にこの方法を用いるのは、郵便局の窓口で誤りを指摘された場合が主でしょう。
  
内容証明を利用したほうがよい場合
次のような場合は内容証明を利用したほうがよいでしょう。
確定日付のある証書による通知が必要な場合 ・債権譲渡の通知

通知の内容が重要な場合
—将来その内容が争われると予想される場合
・契約解除の通知
・売買予約完結の通知
・賃貸借契約更新拒絶の通知
・債権放棄の通知
・保証人に対する保証確認の通知
・契約無効確認の通知
・離婚届不受理の申し出

通知の日付が特に重要な意味を持つ場合 ・抵当権実行の通知
・クーリング・オフの通知

等   
心理的に圧力をかける、相手の出方をうかがうなど、副次的な効果を利用する場合 ・貸金請求、売掛金請求、請負代金請求その他債権回収の通知
・各種の損害賠償の請求
・類似商号使用差し止めの請求
・著作権の侵害に対する警告

時効中断としての請求(催告) ・貸金返還請求の消滅時効を阻止する為

内容証明郵便に対して返事を書く場合 ・貸金返還請求に対する支払猶予の申し出

 

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